Non Lasciare che le Tue Persone si Esauriscano! Come Individuare Facilmente le Assegnazioni in Eccesso e in Difetto

Non è esattamente facile ottenere un equilibrio perfetto quando si tratta di pianificazione delle risorse. Per prima cosa devi controllare quali risorse sono disponibili, quando e per quanto tempo. Poi cerca di inserirle nel tuo programma di progetto. E dopo aver fatto questi passaggi, controlla le assegnazioni complessive del tuo progetto rispetto alla pianificazione del progetto! Nel caso in cui la pianificazione non vada bene, individuare le assegnazioni in eccesso e in difetto è il modo più veloce per ripristinare l’equilibrio. Allora, dove si può fare un rapido controllo dell’assegnazione?

Nel Pianificatore delle Risorse

Sia la vista delle Persone che quella dei Progetti sono molto facili da “leggere” grazie ai colori che indicano lo stato di ogni assegnazione. Diciamo che sei nella vista delle Persone. Vedi qualche barra rossa? Se così è, questo non è un buon segno! Le persone nella tua squadra di progetto con barre di assegnazione rosse hanno più ore di quelle che potrebbero lavorare. Dovresti controllare se quelli straordinari possono essere indirizzati a quelle con barre di assegnazione arancioni perché sono assegnate in difetto. Quando il pianificatore è verde, allora va tutto bene! Hai raggiunto lo stato “zen” nella pianificazione delle risorse.

Fai clic sulla barra di assegnazione di uno dei membri della tua squadra e verrà visualizzato un suggerimento per offrirti ulteriori dettagli (numero di giorni lavorativi con assegnazione, data di inizio e fine dell’assegnazione, numero di compiti correnti e il loro stato).

E, se vuoi un’altra prospettiva, vai alla vista delle Persone per controllare le assegnazioni in eccesso e in difetto. Funziona allo stesso modo: il rosso indica che il numero di ore assegnate è superiore alle ore preventivate, mentre il verde significa che c’è un’assegnazione completa o con meno ore assegnate rispetto a quelle preventivate. Qui non vedrai solo l’assegnazione delle risorse, ma anche uno stato dell’assegnazione su ciascun progetto. Quindi, tieni d’occhio la barra dell’assegnazione corrispondente a ciascun progetto. Se è verde, allora va bene tutto. Se è rossa, devi assegnare più persone al progetto.

Nelle Statistiche del Progetto

Puoi anche individuare facilmente le assegnazioni in eccesso e in difetto nel modulo di Gestione, sia nella vista delle Persone che in quella dei Progetti. Qui puoi vedere quante ore sono state assegnate al tuo progetto vs le ore preventivate o alle ore assegnate alle persone vs le ore totali disponibili per il mese corrente. Mentre sei nella vista dei Progetti, assicurati di selezionare la casella “mostra solo le ore” nella finestra delle opzioni delle Statistiche.

Di nuovo, i colori sono la chiave per capire le tue statistiche: il verde significa che stai rispettando il budget di ore del progetto (nella vista dei Progetti) o che le persone non siano esaurite (nella vista delle Persone); l’arancione ti fa sapere che sei al limite. Ma quando vedi il rosso, sei già sul lastrico e devi agire in fretta.

Tieni presente che sei tu a decidere quando l’avvertimento deve colpirti. Potrai anche impostare i limiti nelle Impostazioni / Personalizza / Progetto usato/avvertimento di assegnazione (%).

Sulla Tua Bacheca

E infine, ma non meno importante, la bacheca è un’altra vista dove è possibile ottenere una visione delle risorse più o meno assegnate.

Nella vista delle Persone, vedrai una lista con le 5 persone assegnate in eccesso o in difetto. Allo stesso tempo, nella vista del Progetto, vedrai i progetti usati in eccesso o in difetto (sia in percentuale che in numero di ore). Tieni presente che i dati riflettono le assegnazioni del mese corrente e di quello precedente.

Ci sono molti modi per controllare dove l’equilibrio è disturbato, giusto?