Perché Dovresti Usare un Software di Gestione delle Risorse

Il modo in cui le risorse vengono gestite gioca un ruolo importante nel successo del progetto. Non basta fare la pianificazione perfetta del progetto e avere a bordo persone altamente qualificate. Il modo in cui le risorse vengono assegnate determinerà il successo o il fallimento del progetto. Ecco perché i Project Manager sono talvolta chiamati Responsabili delle Risorse.

Quale sarebbe la definizione di “pianificazione perfetta delle risorse”, potresti chiedere. Per dirla in parole povere, assegnando al momento giusto la giusta quantità di compiti alle persone più idonee e capaci di adempierli in modo tempestivo. Fondamentalmente, l’attenzione è su “chi”, “quando” e “per quanto tempo”.

In un mondo perfetto per la gestione dei progetti, tutte le risorse rimarrebbero su uno scaffale in attesa che il Project Manager le raccolga per assegnare i compiti. Ebbene, il mondo non è esattamente perfetto. Il mondo attuale è definito dalla concorrenza serrata e la chiave della corsa verso il successo è l’efficienza.

Nessuno può permettersi di tenere le risorse in bella vista, in attesa di essere utilizzate. Una risorsa che sta sullo scaffale è sottoutilizzata, quindi controproducente e non porta soldi a “casa”. All’altro estremo, una risorsa utilizzata in eccesso non la rende nemmeno migliore, perché prima o poi si esaurirà. E questo è vero, indipendentemente dal tipo di risorse che stai gestendo: persone, strumenti e attrezzature.

Ma come si può mantenere l’equilibrio per ottenere la “pianificazione perfetta”? Non importa a chi chiedi e quanti articoli leggi su questo argomento, tutti avranno una risposta comune: usa un software di pianificazione delle risorse!

Ecco alcune ragioni per cui è necessario usarne uno:

1. Visibilità facilitata sulla disponibilità delle risorse – non c’è bisogno di chiedere ai tuoi colleghi chi è disponibile e quando; il pianificatore si aggiorna automaticamente ad ogni assegnazione effettuata; se le persone sono la tua risorsa, uno strumento competente ti permetterà di fare l’assegnazione considerando anche le loro competenze; controlla qui come vedere la disponibilità delle competenze in elapseit;
2. _Prevenzione delle assegnazioni in eccesso e in difetto – quando puoi individuare rapidamente chi sta facendo cosa, è molto più facile evitare di esaurire le risorse e non utilizzarle a pieno regime.
3. Efficienza dei costi – risorse completamente assegnate significa risorse completamente produttive.
4. Efficienza temporale – le informazioni vengono aggiornate automaticamente e in tempo reale; pertanto, l’assegnazione dei compiti viene eseguita molto più velocemente, il che consente di dedicare più tempo ad altre attività importanti
5. Previsione di progetti futuri – una panoramica accurata delle risorse attuali ti dirà se sei pronto a portare nuovi clienti e nuovi progetti o se hai bisogno di risorse aggiuntive.
6. Informazioni centralizzate – tutte le informazioni vengono visualizzate in un’unica vista, non è necessario cercare schede attività salvate in cartelle diverse.
7. Dati accurati per rapporti aziendali – quando il lavoro manuale viene eliminato, scompare anche l’errore umano; dati accurati portano a fatture corrette e misurazioni KPI aziendali corrette.

Quindi, perché non dovresti ottenere tutti questi vantaggi e rendere la tua attività più redditizia?!