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Prendi la tua squadra, invita il cliente e aggiungi i tuoi progetti. Qui inizia tutto.
Gestione – La magia inizia dove si incontrano Clienti, Dipendenti e Progetti.
È obbligatorio tenere traccia dettagliata dei progetti aziendali, dei dipendenti, dei documenti e dei clienti. Avere tutte le informazioni sotto un unico tetto, non c’è bisogno di tenere traccia della stessa cosa in più app. Conserva le competenze dei dipendenti (o anche degli appaltatori), i giorni di ferie, le tariffe e tutti gli altri dettagli.
Per quanto riguarda il progetto, a parte le solite cose - come il tipo (tempo e materiale o prezzo fisso, budget, definizione della squadra, flusso di lavoro di approvazione, ecc.), puoi persino avere tariffe diverse per ruolo.
E come bonus, puoi vedere la redditività delle tue risorse confrontando le tariffe dei dipendenti con le tariffe che ricevi dai progetti in cui sono coinvolti.
Le persone, quelle che fanno accadere il tutto.
È ora di aggiungere tutti i tuoi dipendenti (compresi quelli che non avranno accesso allo strumento, gli utenti “senza licenza”), i tuoi appaltatori e se vuoi, anche i contatti dei clienti delle aziende. Se concederai l’accesso a persone esterne alla propria azienda, è possibile impostare un ID azienda in modo da poterle differenziare dagli utenti interni. E nel caso in cui non sei bravo a memorizzare i volti, puoi anche caricare una foto del profilo.
Ma solo aggiungendo persone casualmente allo strumento non è del tutto efficiente, soprattutto se hai un numero maggiore di dipendenti; pertanto, potresti trovare utile raggrupparli per dipartimenti/squadre.
Si possono fare anche alcune impostazioni generali, come livello di accesso, visibilità nel pianificatore, vista delle assegnazioni delle schede attività, congelamento dei compiti o delle assegnazioni e impostazione dell’approvazione delle richieste di congedo; è importante scegliere con attenzione perché tutte queste impostazioni individuali si rifletteranno nella scheda attività dell’utente.
Più dettagli sulle persone sono sempre meglio per l’attività!
Il profilo del dipendente è abbastanza complesso, dato che, oltre alle informazioni generali come nome, titolo di lavoro, dati di contatto, include anche dettagli finanziari e amministrativi come il tipo di pagamento (pagato a ore, giornaliero o mensile), la tariffa oraria (dettaglio molto importante quando si vuole calcolare la redditività del dipendente), l’orario di lavoro, la sede o la data di assunzione. Nel caso in cui i tuoi dipendenti si trovino in diversi paesi, avrai la possibilità di introdurre i loro stipendi con le valute dei rispettivi paesi.
È importante aggiungere anche le competenze nel profilo del dipendente perché potrebbero tornare utili quando si fanno le assegnazioni sui progetti in corso o per le previsioni accurate. Perché? Perché potresti avere 50 Sviluppatori di Software nella tua azienda, ma hanno tutti quella specifica competenza di cui hai bisogno per il tuo progetto, come la programmazione Pearl per esempio? E poiché la risposta più probabile qui è “no”, aggiungere competenze alle persone è davvero efficace.
Dopo aver introdotto tutte le persone, avrai una panoramica generale con il livello di accesso, lo stato della licenza, la tariffa oraria/mensile, le ore assegnate e registrate sui progetti.
Adesso fai venire i clienti!
I clienti sono la prossima cosa importante per la tua azienda, perché portano il denaro. E poiché i progetti non possono esistere in assenza di clienti e nello strumento elapseit tutti i progetti devono essere collegati a un cliente, è su questo che ci si dovrebbe concentrare, dopo aver introdotto le persone nello strumento. Per completare il profilo di un cliente, è necessario aggiungere alcuni dettagli generali come il nome, l’indirizzo, il paese e alcuni dati finanziari come il numero di registrazione, la partita IVA, il numero di conto e la banca, i giorni di scadenza della fattura.
Puoi anche aggiungere un logo aziendale. E per rendere più facile per te e non cercare in più posti i biglietti da visita, puoi aggiungere qui tutti i contatti che hai in quell’azienda; questo potrebbe tornare utile soprattutto se vuoi consentire ai tuoi clienti di controllare l’aggiornamento del progetto e non vincola nessuno di voi a riunioni fisse per discussioni sullo stato attuale. E nel caso non disponi di un codice cliente, elapseit ne genererà automaticamente uno per ogni azienda introdotta. Semplicissimo, no?
Progetti curati nei minimi dettagli.
Il profilo del progetto dovrebbe essere l’ultimo che compilerai nel modulo Gestione, perché, come vedrai, hai bisogno di entrata non solo dal profilo dei clienti, ma anche dal profilo delle persone.
Come hai già intuito, ci sono alcuni dettagli generali che devono essere inseriti, come il nome del progetto, il cliente, la data di inizio e di fine o lo stato (ci sono sei tipi di stato tra cui scegliere); puoi anche aggiungere una descrizione, ma non è obbligatorio. Ci sono anche alcune informazioni di fatturazione che devi compilare; potresti avere clienti con i quali concordare una tariffa oraria/giornaliera o clienti con cui concordare una tariffa fissa, indipendentemente dal numero di ore lavorate; è anche possibile avere una tariffa speciale remota. L’introduzione di questi dettagli finanziari è molto importante se, ad esempio, vuoi controllare la redditività dei tuoi dipendenti. E c’è un piccolo dettaglio nel profilo del progetto che farà la differenza nel calcolo della redditività: la tariffa del ruolo del progetto! Perché? Perché nel profilo Persone introduci la tariffa oraria/giornaliera dei dipendenti concordata nel contratto di lavoro, ma puoi assegnarla a progetti con ruoli diversi che hanno tariffe orarie diverse. Quindi, assicurati di sapere esattamente qual è il profitto dal lavoro dei tuoi dipendenti introducendo dati completi e altamente accurati!
I dettagli di budget e spese possono essere introdotti insieme alla valuta di fatturazione. Come nel profilo delle persone, puoi impostare la visibilità del pianificatore e della scheda attività o bloccare le ore e le attività sul progetto. Quindi dovresti decidere se è necessario un flusso di lavoro di approvazione per le ore registrate e chi può registrare le ore sul progetto. Il passaggio successivo consiste nel nominare un Project Manager e impostare la squadra del progetto e la tariffa oraria per ogni ruolo nella squadra. Possono essere aggiunti anche titoli/ruoli e competenze professionali.