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Pianificazione e previsione delle risorse – o avere una panoramica di tutti e di tutto.
Gestione semplice delle risorse con assegnazione intuitiva, maggiore visibilità e funzioni di pianificazione flessibili.
Visualizza e bilancia facilmente il carico di lavoro della squadra per evitare l’esaurimento o il sottoutilizzo. Riassegna la priorità ai progetti e ridistribuisci le ore in modo flessibile e in tempo reale tra gli assegnatari con la semplice interfaccia di trascinamento di elapseit.
Visualizza rapidamente la pianificazione e i progetti di ogni membro della squadra: chi sta facendo cosa e quanto tempo impiegherà ciascun compito. Minimizza i conflitti e le risorse sottoutilizzate e ottieni una migliore comprensione della disponibilità della squadra.
La pianificazione viene utilizzata anche per precompilare le schede attività, rendendo elapseit una soluzione di tracciamento del tempo così semplice, che tutti adoreranno utilizzarla.
Assegna risorse, ottieni previsioni accurate!
L’assegnazione di ore ai progetti nello strumento non è obbligatoria per le persone della tua squadra per iniziare il lavoro, ma è altamente raccomandata.
Sebbene elapseit ti consenta di effettuare assegnazioni dal modulo Progetti/Gestione delle persone, ti consigliamo di effettuare la pianificazione dal modulo Risorse. Perché? Perché, al contrario del modulo di Gestione, dove potrai vedere solo una vista delle persone o un progetto alla volta, in Risorse sei in grado di vedere il “quadro generale” con tutte le disponibilità delle persone e tutti i progetti.
Quando fai le assegnazioni usando la finestra vista delle Persone, vedrai un elenco con tutte le risorse disponibili e il loro carico di lavoro, che è molto utile se vuoi evitare di assegnare al tuo progetto qualcuno che è già impegnato a tempo pieno su altri progetti; questa vista ti permette di vedere chi ha avviato una richiesta di congedo (anche se la richiesta è in attesa di approvazione), che rende la pianificazione delle risorse ancora più efficiente. Allo stesso modo, se sei nella vista dei Progetti, puoi vedere tutti i progetti con le loro fasi, attività e compiti e le corrispondenti ore preventivate.
Dopo aver salvato le ore assegnate, queste saranno viste in entrambe le viste delle Persone e del Progetto e anche nella Scheda attività di ogni persona selezionata per lavorare sul progetto; se sarà scelto così, si riceverà una notifica nello strumento sulle assegnazioni e via email.
Pianificazione intelligente.
Puoi scegliere tra due tipi di assegnazioni: ore totali o ore al giorno. In base al tipo di assegnazione che scegli, potrai aggiungere il numero di ore e poi il periodo di tempo specifico in cui queste ore devono essere registrate. Puoi optare per un’assegnazione ricorrente, ricordati solo che la ricorrenza può essere impostata sia settimanale che mensile ed è collegata alle date di assegnazione impostate; ciò significa che, per esempio, se desideri impostare una ricorrenza settimanale, è necessario selezionare un periodo di assegnazione di massimo 7 giorni. Quando si effettuano le assegnazioni, potrai decidere se i giorni del fine settimana debbano essere considerati giorni lavorativi o meno. E non preoccuparti, elapseit prenderà in considerazione i giorni festivi globali quando effettui la pianificazione.
Nel caso tu voglia assegnare più persone allo stesso progetto con lo stesso numero di ore assegnate, elapseit ti permette di farlo molto velocemente, cliccando su “aggiungi più assegnazioni” e selezionando chi dovrebbe far parte della tua squadra del progetto. Non preoccuparti di assegnare due volte la stessa persona allo stesso progetto; puoi evitarlo selezionando la casella “Ignora le persone con assegnazioni sovrapposte”. Puoi rimuovere più persone contemporaneamente facendo clic su “rimuovi più assegnazioni”.
E per renderlo ancora più bello per te, elapseit ti consente di esportare le assegnazioni dal modulo Risorse al modulo Compiti e di importare i compiti alle assegnazioni con pochi clic. Considera solo che, se vuoi vedere un compito nelle assegnazioni, devi prima introdurre una data di inizio e di fine.
Di chi hai bisogno per il tuo progetto?
Per semplificare il processo di assegnazione, puoi utilizzare la barra laterale di sinistra per applicare alcuni filtri; ad esempio, se hai bisogno di uno Sviluppatore Software Senior e di un Tester di Software per lavorare al tuo progetto, puoi andare alla barra dei Titoli di lavoro e selezionare solo questi due ruoli per vedere chi è disponibile per salire a bordo. Ma a volte le persone sono più competenti di quanto un titolo di lavoro possa esprimere, quindi potresti aver bisogno di trovare qualcuno con una competenza molto specifica per portare a termine il lavoro; e proprio per questo motivo abbiamo aggiunto il filtro “Competenze”, per aiutarti a fare la selezione perfetta della tua squadra di progetto.
Inoltre, se la tua azienda ha persone e clienti in tutto il mondo, se vuoi, potresti assegnare a un cliente specifico qualcuno dello stesso paese, per un contatto più stretto; in questo caso è possibile utilizzare il filtro “Posizione”.
Un’occhiata al futuro: Vista delle Persone o vista dei Progetti?
Vuoi portare nuovi progetti e hai bisogno di sapere quali risorse sono disponibili per prenderli in carico? Quindi la vista delle Persone è la chiave per la risposta. In questa finestra vedrai la disponibilità delle persone di un dipartimento/sede specifico o che lavorano su un progetto specifico o con clienti selezionati. E diventa ancora meglio! Puoi anche controllare se sono disponibili persone con competenze specifiche di cui hai bisogno per i nuovi progetti. Pertanto, questa vista non è solo un indicatore per le persone assegnate in eccesso e in difetto nei progetti in corso per aiutarti a ridistribuire le risorse quando sia necessario, ma ti consente anche di dare uno sguardo al futuro, vedere se ci sono risorse sufficienti o è necessario assumere ulteriori persone per nuovi progetti; e ora puoi fare una solida previsione per i tuoi nuovi clienti. Non male, vero?
Quando sei nella vista del Progetto, puoi vedere lo stato di assegnazione dei progetti correnti, se le ore preventivate sono completamente assegnate o meno e fare una stima sul completamento dei progetti.
Pertanto, entrambe le viste ti mostreranno le assegnazioni eccessive o in difetto, ma da prospettive diverse. Tieni solo presente che scegliere la vista delle Persone, per esempio, non significa che non vedrai anche i progetti nella stessa finestra; sono inseparabili, è solo una questione di disposizione delle informazioni.