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Schede attività online precompilate dalle assegnazioni. Seguire le previsioni.
Abbiamo semplificato tutto per rendere il tracciamento del tempo così facile che tutti lo useranno!
L’umanità ha fatto molta strada dai tempi Antichi dei Babilonesi, quando il Codice di Hammurabi diceva che il salario di un lavoratore al giorno era di 6 grani d’argento, fino al 21° secolo, quando abbiamo sistemi automatizzati di tracciamento del tempo e applicazioni basate sul Web.
Il tracciamento del tempo ti aiuterà in 3 grandi direzioni, rendendo l’elaborazione del libro paga più efficiente, rendendo i costi visibili in modo da poterli abbassare e automatizzando la fatturazione.
Non lasciarti sfuggire nessuna ora di lavoro!
Hai più progetti da gestire allo stesso tempo? Più risorse da assegnare ai progetti? Una risorsa coinvolta in più progetti allo stesso tempo? Il tracciamento del tempo è un peso per te? Tenere una scheda attività accurata è quindi la chiave per un’assegnazione equilibrata delle risorse e per un processo di fatturazione accurato.
Anche se Schede attività è una funzione semplice, ecco come sfruttarla al meglio!
La scheda attività è precompilata con le ore assegnate dal pianificato delle Risorse. Se la tua scheda attività è vuota, significa che il Project Manager non ti ha assegnato a nessun progetto. Anche se non c’è stata alcuna assegnazione, puoi comunque registrare quotidianamente le ore di lavoro sui progetti. Se sei stato assegnato a progetti, vedrai una scheda attività dettagliata con tutte le informazioni necessarie sui progetti di cui fai parte e il corrispondente numero di ore che dovresti coinvolgere. Alla fine di ogni giornata, l’utente può registrare il numero effettivo di ore lavorate, che potrebbe essere diverso da quello assegnato dal Project Manager. Una volta inviate le ore, inizia il flusso di lavoro di approvazione. Verrà inviata una notifica nello strumento (anche via email se così è scelto) relativa alle ore presentate e lo stato di approvazione.
Scheda attività intelligente = più ore lavorate.
Mentre è opinione comune che il principale vantaggio di avere una scheda attività elettronica è quello di tenere una traccia accurata delle ore fatturabili, elapseit fa più di questo e ti offre un “quadro più ampio”. Nella stessa scheda attività potrai vedere non solo le ore assegnate/inviate sui progetti, ma anche le ore di assenza, indipendentemente dal tipo di congedo. Inoltre, puoi avviare qualsiasi richiesta di congedo direttamente dalla tua scheda attività (qui puoi controllare per ulteriori dettagli sulla gestione del congedo).
E proprio per renderlo ancora migliore, lo strumento calcolerà automaticamente il numero totale di ore lavorate, comprese le ore dedicate ad altre attività, ed escluderà le ore di tempo libero.
Nella stessa scheda attività puoi vedere lo stato della settimana corrente, ma puoi anche controllare le settimane precedenti e cosa è pianificato per le prossime settimane. Nel caso ti stia chiedendo cosa sono i colori delle caselle in cui vengono introdotte le ore, puoi controllare la legenda in fondo alla pagina.
Rapporti.... Facciamo breve una lunga scheda attività!
Dopo che tutte le informazioni sono state introdotte correttamente sia dai responsabili che dagli utenti, arriva la parte bella: ci sono un sacco di rapporti che possono essere generati in base ai dettagli compilati nelle schede attività; rapporti per progetti specifici, dipartimenti, sedi, persone, rapporti per un periodo di tempo specifico, rapporti specifici del cliente, rapporti sulle ore fatturabili. E non solo riceverai informazioni sulle ore inviate, sarai anche in grado di generare rapporti su schede attività non inviate. Tutti questi rapporti sono a pochi clic di distanza!
Idealmente tutte le ore sono inviate accuratamente ogni settimana da ogni utente, ma sappiamo tutti che questo non avviene sempre, per vari motivi (non serve puntare il dito). E arrivi alla fine del mese pronto a generare la fattura per il tuo cliente, ma mancano le informazioni vitali! Non preoccuparti, non è la fine del mondo! Con elapseit puoi visualizzare e modificare la scheda attività della tua squadra come descritto qui. Ricorda solo che raccogli ciò che semini! Più informazioni dettagliate e accurate introdurrai nello strumento, maggiori sono le possibilità di diventare più efficienti e aumentare la produttività.