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Perché la Pianificazione delle Risorse È Essenziale nella Gestione dei Progetti?
Il completamento di un progetto è sempre un lavoro duro e la pianificazione delle risorse è un fattore critico che può determinare il successo o il fallimento del tuo progetto.
Non importa se gestisci una piccola start-up o una grande impresa, la pianificazione delle risorse è un passaggio essenziale nella gestione dei progetti e richiede capacità di pensiero strategico piuttosto avanzate. Perché? Bene, immagina questo: un nuovo fantastico progetto ad alto budget è appena arrivato nella tua sede e tutti sono felici di essere a bordo e assumere nuovi compiti. Avanti veloce, due mesi dopo: c’è un mucchio di compiti scaduti, uno sviluppatore di software piange forte perché non c’è nessuno disponibile per eseguire i test, un junior è completamente sopraffatto da compiti che sono ben oltre le sue competenze. E, come se non bastasse, hai già superato il budget e il tuo cliente non è affatto contento. Come è potuto accadere?! Risposta chiara e semplice: cattiva gestione delle risorse!
Senza una stima accurata del tempo per ogni compito, senza un’attenta assegnazione delle risorse su quei compiti, e senza una buona comprensione dei ruoli e delle competenze necessarie il tuo progetto fallirà. Non solo questo, ma avrà anche un impatto sui progetti futuri! Gestire male le risorse sui tuoi progetti attuali ti impedirà di fare una previsione affidabile per altre opportunità di business. Ed è così che un bel sogno diventa il tuo peggiore incubo!
Alcune cose da considerare quando pianifichi le tue risorse
Fortunatamente la situazione di cui sopra può essere evitata semplicemente concentrandosi su alcuni aspetti chiave a questo punto del tuo progetto:
- Competenze richieste dal progetto – identificare quali competenze sono necessarie per completare con successo il progetto;
- Disponibilità delle risorse – controlla quali risorse con le competenze richieste sono disponibili al di fuori della capacità complessiva e prendi in considerazione giorni lavorativi / orari, congedo, date di inizio e di fine del contratto;
- Costi delle risorse – la tariffa oraria / giornaliera delle risorse assegnate dovrebbe essere nel budget del progetto per garantire la redditività.
E se vuoi garantire una percentuale di successo più alta per il tuo progetto, fai una valutazione del rischio considerando tutti i fattori sopra menzionati. Anticipa i scenari “e se” per determinare le situazioni peggiori di gestione delle risorse e prepara un “piano B”. Perché, sfortunatamente, i progetti non vanno sempre secondo i piani e potrebbe essere necessario apportare modifiche. E se la persona chiave della tua squadra si ammala? E se qualcuno si dimette? Ci sono altre risorse disponibili? Puoi permetterti di assegnare compiti a qualcuno con una tariffa oraria superiore al budget del progetto? O qualcuno con meno esperienza potrebbe svolgere i compiti? Potresti finire per aver bisogno di una risorsa più a lungo del previsto o aggiungere nuove risorse al tuo progetto. Proprio per questo motivo la pianificazione delle risorse è piuttosto un processo continuo nella gestione del progetto che un’attività una tantum.
Puoi trovare qui maggiori dettagli su come effettuare una pianificazione efficiente delle risorse.
Ottimizza il processo di pianificazione delle risorse
Ora possiamo concordare sul fatto che la pianificazione delle risorse è un passaggio fondamentale nella gestione di un progetto. Ma cosa possiamo fare per evitare il caos e capire rapidamente come inserire tutto nel tuo piano di progetto? La chiave è avere una buona visione della capacità e dell’utilizzo complessivi delle risorse in modo da poter determinare chi è disponibile per lavorare al tuo progetto, per quanto tempo e quale costo.
Puoi provare a farlo con un foglio di calcolo, come Excel, ma questa non può essere una soluzione a lungo termine; l’uso di fogli di calcolo ha i suoi limiti poiché l’inserimento manuale dei dati richiede tempo e diventa inaffidabile poiché gli errori sono quasi inevitabili. E se gestisci più progetti contemporaneamente, non pensare nemmeno all’utilizzo di fogli di calcolo!
La tua migliore possibilità per monitorare e gestire il carico di lavoro della squadra per consegnare tutto in tempo e nel rispetto del budget è utilizzare uno strumento di pianificazione delle risorse. Ogni Project Manager di successo sa che un software competente è la chiave per gestire tutte le risorse disponibili fino al completamento del progetto.
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